Wie Sie als Assistenz Ihren Chef in der Krise unterstützen können

16. March 2020
Sekretariat & Assistenz
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Gerade in den heutigen Tagen ist ein Thema dauerhaft präsent: Das Corona-Virus. Viele Arbeitnehmer bangen um ihre Jobs, doch auch die Vorgesetzten haben in solchen Krisenzeiten allerhand zu tun. Wie Sie Ihren Chef nicht nur in den Zeiten des Corona-Virus, sondern auch in anderen Krisensituationen optimal unterstützen können, erfahren Sie in unserem Beitrag.

5 Tipps, wie Sie Ihren Chef in Krisensituationen unterstützen können

Haben Sie Verständnis
In Krisensituationen steht eines an erster Stelle: Sie müssen Verständnis für die aktuelle Lage Ihrer Vorgesetzten haben. Auch wenn Sie selbst unsicher sind, sollten Sie die Welt kurz mit den Augen Ihres Chefs sehen.

Suchen Sie das Gespräch
Auch wenn Ihre Vorgesetzten von einem Krisenmeeting zum nächsten hetzen, suchen Sie das Gespräch, um zu erfahren, wie Sie sie unterstützen können. Gehen Sie aktiv auf sie zu und bieten Sie Ihre Hilfe an – in stressigen Zeiten können wichtige Informationen schon einmal untergehen.

Seien Sie Ansprechpartner
bleiben Sie Ansprechpartner für Ihren Chef. Versichern Sie dabei Hilfsbereitschaft und auch höchste Diskretion. Ihre Vorgesetzten sollen Ihnen vertrauen können.

Bleiben Sie gelassen
Es bringt nichts, wenn Sie als Assistenz auch in Panik verfallen – auch wenn Sie es, je nach Situation gerne würden. Versuchen Sie, ein Fels in der Brandung für Ihre Vorgesetzten zu sein und als Ruhepol zu fungieren, um die Stimmung zu besänftigen und die Atmosphäre im Office angenehmer zu gestalten.

Sehen Sie Krisen als Chance
Natürlich ist eine Krise für niemanden leicht, doch versuchen Sie auch das Positive zu sehen: Nur durch solche Ausnahmezustände können Sie und Ihre Vorgesetzten wachsen – beruflich und persönlich!

Wie gehen Sie mit Kollegen in Krisenzeiten um?

Als rechte Hand des Chefs gehen Ihre Kollegen davon aus, dass Sie immer über alles informiert sind. Dabei vergessen einige, dass Sie als Assistenz kein News-Portal sind, sondern, je nach Position natürlich auch einer Schweigepflicht unterliegen. Selbstverständlich möchten Ihre Kollegen wissen, wie die Homeoffice-Regelung in Zeiten des Corona-Virus ausgebaut wird, wie es generell um ihre Jobs steht oder wie es um Eltern, deren Kinder nicht mehr die Schule besuchen dürfen, bestellt ist. Doch selbst wenn Sie Informationen hätten, dürften Sie diese nicht ohne weiteres weitergeben. Solche wichtigen Entscheidungen müssen von Führungskräften kommuniziert werden – dies ist als Assistenz nicht Ihre Aufgabe.

Vermitteln Sie besorgten Kollegen also klar, dass Sie hierzu keine Auskunft geben können. Bleiben Sie bei hartnäckigen Zeitgenossen ebenfalls hartnäckig und lassen Sie sich nicht ausquetschen, überreden oder gar für Informationen erpressen. Als Schnittstelle zwischen Team und Chefetage sollten Sie die Bedenken der Belegschaft jedoch ernst nehmen und auch an Ihre Vorgesetzten herantragen. Wenn diese über die Gedanken der Mitarbeiter nicht in Kenntnis gesetzt werden, können auch keine Lösungsvorschläge erarbeitet werden.

Wie gehen Sie mit Kunden und Geschäftspartnern in Krisensituationen um?

Auch Lieferanten, Kunden und andere Geschäftspartner wollen in Krisenzeiten informiert werden. Vielleicht klingelt Ihr Telefon stündlich und Sie sollen Auskunft über die geplanten Jahresaufträge geben und Kunden möchten wissen, ob die gebuchten Veranstaltungen stattfinden oder nicht. Wichtig: Hierbei ist Fingerspitzengefühl gefragt! Hierfür können Sie übrigens unsere 20 goldenen Regeln für erfolgreiche Telefongespräche nutzen.

Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Leitfaden für das Verhalten gegenüber Externen in Krisensituationen? Perfekt, dann sind Sie hier bereits gut aufgestellt! Falls nicht, können Sie diese allgemeinen Tipps beachten:

Bleiben Sie ruhig: Versuchen Sie Sorgen und Bedenken Ihres Gegenübers abzuschwächen.

Seien Sie ehrlich: Machen Sie nicht den Fehler und versuchen Sie Ihre Partner mit falschen Versprechen zu besänftigen – dies kann schnell nach hinten losgehen! Bleiben Sie ehrlich, auch wenn es vielleicht nicht das ist, was Ihre Kunden und Geschäftspartner hören möchten.

Handeln Sie hilfsbereit: In solchen Krisen- und Ausnahmesituationen sollten Sie besonders partnerschaftlich und kundenfreundlich handeln. Beteuern Sie immer wieder, dass Sie gerne Ansprechpartner sind oder an die richtige Stelle weiterleiten.

Wir wünschen Ihnen und Ihrem Team, dass Sie gut und gesund durch die Krisenzeit kommen!

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