Lösen Sie Probleme ab sofort mit dem A3 Report

Aber haben Sie schon von A3 Management gehört? Lean Management kennt viele Methoden, einige davon wie PDCA und 5S kennen Sie bestimmt. Wir möchten Ihnen heute den A3 Report als Lean Methode vorstellen, der Ihnen im Qualitätsmanagement dabei hilft, Probleme zu erkennen, zu bewerten und schließlich zu lösen. Im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserungsarbeit kann diese Methode Sie sehr gut dabei unterstützen, Aufgaben zu bewerten und systematisch zu analysieren.

Wie viele andere Lean-Methoden hat der A3 Report seine Wurzeln auch in Japan. Entscheidungsträger bei Toyota visualisierten ihre Fragestellungen und strategischen Entscheidungen auf einem großen Blatt im A3-Format, um sie besser zu veranschaulichen und den Überblick zu behalten. Seither ist der Name unverändert für die dahinterliegende Methode.

Mitarbeiter erhalten eine Art Fahrplan, der schrittweise die Lösung eines Problems ermöglicht. Dabei wird nicht stupide einfach eine To-do-Liste abgearbeitet. Vielmehr steht ein weitreichenderes Verstehen der eigentlichen Fragestellung im Vordergrund. Haben die Anwender sich intensiv mit der Analyse auseinandergesetzt, dann entwickeln sie auch eine strategisch durchdachte Lösung und wertvolle neue Kompetenzen.

Grundlage für den A3-Report ist der PDCA-Zyklus, den viele von Ihnen aus dem Lean Management bereits kennen. Dieser besteht aus vier sich wiederholenden Schritten:

Die Nutzung des A3-Reports im Rahmen von Problemlösungen ermöglicht eine Stärkung der analytischen Kompetenzen Ihres ganzen Teams, insbesondere der Führungskräfte. Denn diese sind dazu gezwungen, sich intensiv mit den Prozessen, Hürden und Stolperfallen auseinanderzusetzen. Sie müssen die Beschäftigten anleiten, sich weiterzuentwickeln und den Mitarbeitern als Coach zur Seite stehen. Dies verlangt den Vorgesetzen anfangs mehr ab, führt aber langfristig zu einer Entlastung. Je häufiger Sie das A3-Management angewendet haben, desto mehr befähigen Sie Ihre Mitarbeiter in der Problemlöse-Kompetenz. Schließlich werden auch schwierigere und umfassendere Herausforderungen durch die Mitarbeiter lösbar und können durch die Vorgesetzen an das Team übertragen werden.

Im Gegensatz zu den vier Schritten des PDCA-Zyklus durchläuft man im Rahmen des A3-Managements insgesamt sieben Analysestufen. Das A3-Blatt enthält zum einen die vier oben genannten PDCA-Schritte – also die Phasen Plan, Do, Check, Act. Darüber hinaus geht es explizit um die weitere Ausarbeitung des Problems und die Möglichkeiten der Lösung.

1. Tieferes Verständnis

Beschreiben Sie zunächst die Hintergründe der Fragestellung so, dass die Problematik und deren Konsequenzen für alle Beteiligten verständlich dargestellt wird. Erläutern Sie auch, warum die Lösung so wichtig für Ihren Betrieb ist.

2. Der Ist-Zustand

In der zweiten Phase stellen Sie die aktuelle Situation vor. Nutzen sie dafür übersichtliche Schaubilder, stellen Sie die Tatsachen vor und beschreiben Sie, was die Hürden zur Zielerreichung sind. Wie ist die aktuelle Situation und wodurch wird diese gekennzeichnet?

3. Der Zielzustand

Wohin soll die Reise gehen? Formulieren Sie das Ziel klar aus und definieren Sie auch, wie und mit welchen Kennzahlen sich analysieren lässt, ob Sie das Ziel erreicht haben.

4. Gründe für das Problem

Beleuchten Sie die Ursachen, die das Problem unmittelbar beeinflussen. Hierüber gelingt es Ihnen, die Einflussfaktoren und Maßnahmen zu identifizieren. Eine große Hilfe kann hier das Fischgrät-Diagramm oder die 5-Why-Methode sein, die Ihnen helfen die Gründe für eine Problematik zu finden.

5. Möglichkeiten identifizieren

Was kann dabei helfen, den Ziel-Zustand zu erreichen? Das ist Ihre Aufgabenstellung in der fünften Phase des A3 Reports. Tragen Sie hier alle Möglichkeiten, Personen und Maßnahmen zusammen, die Ihnen helfen, den jetzigen Zustand zu verbessern.

6. Erfolgswirkung

Messen Sie nun, in wieweit Ihre Maßnahmen erfolgreich waren. Wenn dies nicht der Fall war sollten Sie analysieren, warum. Was waren die Ursachen, weshalb die Ziele verfehlt wurden? Lassen sich die Ergebnisse verifizieren und grafisch darstellen? Das erleichtert die Bewertung.

7. Nachfassen und Entwicklung von Standards

Die letzte Phase des Prozesses dient der Betrachtung des Erreichten. Wie hat sich der Prozess rückwirkend verbessert und welche Maßnahmen waren letztlich erfolgreich und sollten beibehalten werden? Welche Ideen lassen sich standardisieren und ausbauen? Überlegen Sie auch, ob die entwickelten Lösungen für andere Fragestellungen wertvoll sind und für diese angewendet werden könnten.