Lean Methoden und Prozesse: Verschwendung vermeiden

Ein wichtiger Baustein der Prozessverbesserung im Lean Management ist die Eliminierung von Verschwendung, den sogenannten „Mudas“. Diese sind sowohl im Produktentstehungsprozess, in der laufenden Produktion als auch in administrativen Bereichen zu finden. Man unterscheidet zwischen der nicht notwendigen, offensichtlichen Verschwendung, beispielsweise durch Störungen und Suchen. Diese ist vermeidbar und kann abgestellt werden. Die notwendige Verschwendung dagegen kann nur minimiert werden. Oft ist sie erforderlich, um den Prozess am Laufen zu halten, wie beispielsweise Wartung und Transportzeiten.

Wenn man sich vor Augen führt, was zehn Minuten Verschwendung innerhalb eines Arbeitstages eigentlich bedeuten, so wird schnell klar, wie wichtig eine Vermeidung ist. Hochgerechnet addiert sich diese auf über fünf Tage im Jahr, die nicht produktiv sind.

Inzwischen sprechen Expertenhäufig auch von 7+2 Mudas. Es werden dann das Nichtnutzen von Wissen und Fähigkeiten der Mitarbeiter und das Nichteinfordern von Normalleistung zu den sieben ursprünglichen Verschwendungsarten hinzugezählt.

Betrachtet man die 7 Verschwendungsarten mit ein wenig Abstand, so lässt sich die Theorie einfach auf administrative Bereiche anwenden. Natürlich tritt auch im Büro Verschwendung auf: Beispielsweise Doppelarbeit, die anfällt, weil ein Teamkollege das gleiche Projekt betreut. Es fällt Arbeit an, die sich hinterher als überflüssig erweist – Überproduktion. Haben Sie sich nicht auch schon in Projekte eingearbeitet und Pläne erstellt, die dann erst mal „auf Eis“ lagen? Oder Sie haben diese sogar fertig gestellt – sozusagen einen „Bestand“ aufgebaut – und warteten dann vergeblich auf die finanzielle Genehmigung? Von Nacharbeit gar keine Rede, wenn der Chef sich für eine andere Ausrichtung entschieden hat oder die Anforderungen an ein Projekt vorher nicht klar definiert worden waren.

Transport ist in administrativen Bereichen wohl weniger ein Thema – man könnte dieses Muda aber übertragen, zum Beispiel auf Unterlagen, die erst von A nach B geschickt werden müssen oder die von anderen Abteilungen geprüft werden sollen.

Das Auftreten von Wartezeiten, damit kann man im administrativen Bereich wohl am meisten anfangen. Rückmeldungen und Entscheidungen anderer einholen – wahrscheinlich kennt jeder die Situation, in der er sich eine schnellere Entscheidung gewünscht hätte, gerade wenn es zeitkritisch ist.

Wie vermeiden wir die 7 Verschwendungsarten? Eine umsichtige Planung ist absolut unverzichtbar. Stellen Sie Fragen, um Mehrarbeit zu vermeiden und definieren Sie vorher alle Prozesse so genau wie möglich, auch die Zuständigkeit zwischen Abteilungen muss klar geregelt sein. Eine Priorisierung der Projekte für alle Beteiligten kann helfen, die Wichtigkeit auf einen Nenner zu bringen und die Verschwendung aufgrund langer Wartezeiten zu begrenzen. Kommunikation ist das A und O – wer mit dem Kollegen redet, der vermeidet Doppelarbeit… und wer vorher gut plant, ist hinterher effizienter.