Protokollführung: Immer die Aufgabe der Assistenz?

„Jein“. Sicherlich gehört die Protokollführung zu den Standardaufgaben der Assistenz. Die Verantwortung Protokoll zu führen, liegt normalerweise beim Organisator der Besprechung, der sicherstellt, dass alle wichtigen Informationen sorgfältig dokumentiert werden. Aber: Protokoll schreiben ist keine Raketenwissenschaft und bei Teammeetings muss nicht zwingend „die Assistenz“ das Protokoll erstellen.

Erfahren Sie in diesem Blogartikel, was Sie bei der Protokollführung unbedingt beachten sollten, welche Protokollarten es gibt und welche Tools Ihnen die Arbeit erleichtern können.

Es spricht überhaupt nichts dagegen, dass Teammitglieder inklusive Leitung sich abwechseln. Der Protokollant schreibt bestenfalls schon während des Meetings am Laptop mit – oder verfasst es gleich als E-Mail und versendet es an alle Teilnehmenden.

Kick-off-Meeting, Kundengespräch oder Vorstandssitzung: Protokoll schreiben kann wirklich jeder – der weiß, was genau erwartet wird: Welche Art von Protokoll soll erstellt werden, an welchen Verteiler wird das Protokoll versendet, wie und wann wird nachgefasst und wo wird es archiviert. Als Schreiber des Protokolls sollten Sie sich keinesfalls scheuen, Verständnisfragen zu stellen oder um mehr Informationen zu bitten.

Protokolle können in verschiedenen Arten und Formen erstellt werden. Wir haben eine Übersicht für Sie zusammengestellt:

1. Verbatim:
   Das mündliche Protokoll, dies kann bei rechtlichen Angelegenheiten oder sensiblen Themen notwendig sein
2. Wortprotokoll:
   Alle Gesprächsbeiträge werden wörtlich mitgeschrieben
3. Verlaufsprotokoll:
   Beiträge werden sinngemäß notiert
4. Ergebnisprotokoll:
   Es werden nur die wichtigsten Punkte, wie Entscheidungen, Aufgaben und Ergebnisse, festgehalten

Wenn Sie ein Protokoll zu einem wichtigen Meeting schreiben, können sich durchaus Fehler einschleichen, vor allem wenn Sie unter Zeitdruck stehen. Hierauf sollten Sie bei der Protokollführung achten:

1. Vermeiden Sie Unklarheiten:
   Bleiben Sie klar und präzise und vermeiden Sie unklare Ausdrücke und Mehrdeutigkeiten.
2. Setzen Sie auf Struktur und Prägnanz:
   Überladen Sie das Protokoll nicht und fokussieren Sie sich auf das Wesentliche.
3. Lassen Sie keine persönliche Meinung einfließen:
   Ein Protokoll soll objektiv und neutral sein. Bringen Sie keine persönliche Meinung, Bewertung oder Interpretationen in das Protokoll ein.
4. Lesen Sie Korrektur:
   Lesen Sie das Protokoll Korrektur und lassen Sie Teilnehmende Korrektur lesen, um inhaltliche Fehler zu vermeiden.
5. Vermeiden Sie Verzögerungen bei Erstellung und Versand:
   Erstellen Sie das Protokoll zeitnah und senden Sie es zügig zu, Verzögerungen beeinträchtigen die Erinnerung an die Diskussionen und Beschlüsse.

Remote arbeiten  ist heute nicht mehr wegzudenken und das bedeutet auch, dass viele Meetings online durchgeführt werden. Tools und Plattformen wie MS Teams, Zoom, WebEx oder GoToMeeting gehören mittlerweile zum Arbeitsalltag. Die meisten Videokonferenzplattformen bieten die Möglichkeit, Sitzungen aufzuzeichnen. Eine effektive Methode, um Online-Meetings zu protokollieren, ist die Aufzeichnung in Form von Videos, gefolgt von einer Texttranskription. Die Sprachverarbeitung durch KI hat eine hohe Qualität. Vielsprechend ist auch der neue KI-Assistent im neuen Microsoft Teams, der eine Transkriptionsfunktion beinhaltet und als Download nach dem Online-Meeting bereitstellt.

So erstellen Sie ein schriftliches Protokoll aus einer Videoaufzeichnung: 

1. Starten Sie die Videoaufzeichnung:
Beginnen Sie damit, das Online-Meeting zu filmen. Beachten Sie dabei die Qualität der Aufnahme und die Verständlichkeit der Sprecher, um genaue Ergebnisse zu erzielen. Wichtig: Stellen Sie vorab sicher, dass alle Teilnehmenden über die Aufzeichnung informiert sind und dieser auch zustimmen.

2. Wechseln Sie zur KI: 
Nach der Aufzeichnung können Sie auf Künstliche Intelligenz (KI) zurückgreifen, um das Video in Text umzuwandeln. Hier kommt zum Beispiel ChatGPT  ins Spiel. Stellen Sie einfach einen passenden Prompt für ChatGPT bereit, der die Aufgabe beschreibt.

Beispiel
„Du bist Protokollant bei einem Meeting. Bitte erstelle aus folgendem Transkript ein übersichtliches Meeting-Protokoll, bei dem du die wichtigsten Aussagen fett hervorhebst. Das Transkript lautet: [Dateiname]“ 
 
3. Lesen Sie Korrektur:
Nachdem Sie die transkribierten Texte erhalten haben, ist es wichtig, sie auf Richtigkeit und Kohärenz zu überprüfen. Gegebenenfalls können Sie Namen und Fachbegriffe ergänzen oder Korrekturen vornehmen, um sicherzustellen, dass das Protokoll verständlich ist.
Die Verwendung von KI zur Transkription spart Zeit, dennoch ist menschliche Überprüfung und Bearbeitung nach wie vor wichtig, um sicherzustellen, dass das Protokoll genau und aussagekräftig ist. Mit dieser Methode können Sie Online-Meetings effizient protokollieren und sicherstellen, dass wichtige Informationen und Entscheidungen nicht verloren gehen.
 

Protokolle sind die leisen Helden im Arbeitsalltag: Sie dienen als essenzielle Dokumente, die die Grundlage für klare Kommunikation, Verantwortlichkeit und Transparenz bilden. Durch Protokolle werden wichtige Informationen, Entscheidungen und Maßnahmen aus Meetings festgehalten und können bei Bedarf leicht referenziert werden. Sie bieten eine schriftliche Grundlage für die Erinnerung an Diskussionen und können auch als Nachweis dienen, falls Unstimmigkeiten oder Missverständnisse entstehen.

Zudem ermöglichen Protokolle die Überwachung von Fortschritten und das Erkennen von Trends über verschiedene Meetings hinweg. Sie fördern eine effiziente Zusammenarbeit und unterstützen Teams dabei, ihre Ziele zu erreichen und sich kontinuierlich zu verbessern.

Wie Sie sehen, ist die Protokollführung aus dem Office-Alltag nicht wegzudenken.