Agiles Arbeiten im Assistenz-Bereich – welchen Mehrwert agile Ansätze bieten

Was sollte eine zukunftsfähige Assistenz mitbringen? Wie haben die Corona-Pandemie und die damit verbundenen Maßnahmen unser Berufsbild verändert? Und ist Agilität überhaupt noch „en mode“ und für die Assistenz umsetzbar?

Als Assistentin des B2C Vorstandes bei New Work SE weiß Linda Düsedau genau, wie man sich als Assistenz neuen Herausforderungen stellt und davon profitieren kann. Im folgenden Beitrag beschreibt die erfahrene Assistentin, wie sich der Arbeitsalltag verändert hat und welchen Mehrwert agiles Arbeiten dem Assistenz-Bereich bietet.

Auch wenn Agilität erst Anfang der 2000er mit der Veröffentlichung des „Agilen Manifests“ an Popularität gewann, ist der Begriff bereits knapp 30 Jahre alt. Ursprünglich eingesetzt in der Softwareentwicklung, gewannen agile Methoden, Werte und Tools bei Prozessoptimierung sowie Unternehmensführung außerhalb der IT immer mehr an Bedeutung. Hatte man bisher so lange an einem Produkt gearbeitet, bis es „fertig“ war, begann man nun, iterativ, also in vielen kleinen Schritten vorzugehen und so mit Transparenz und ständiger Inspektion sicherzustellen, dass man noch auf dem richtigen Weg ist. So wurde das Risiko, etwas zu entwickeln, was an der Vision des Kunden vorbeiging oder aufgrund des sich schnell verändernden Marktes nicht mehr zeitgemäß war, minimiert. Durch flachere Hierarchien und transparente Kommunikation können Entscheidungen schneller getroffen und umgesetzt werden. Die Organisation bleibt somit auch in einer unsicheren, schnell wechselnden Umwelt wettbewerbsfähig. Aber was hat das alles nun mit der Assistenz zu tun?

Bereits vor Beginn der Corona-Pandemie war agiles Arbeiten in vielen Unternehmen die Antwort auf die Notwendigkeit, zeitnah und flexibel auf eine sich immer schneller verändernde Welt reagieren zu können. Häufig jedoch nur als vage Idee, wenn nicht sogar als neumodischer Trend wahrgenommen, der für die meisten schwer greifbar war oder als nicht relevant erachtet wurde.

Dies änderte sich im Frühjahr 2020, als nahezu alle Unternehmen in Deutschland nach gegebener Gesetzeslage ins Homeoffice wechselten.

Als Assistenz war das in vielerlei Hinsicht eine enorme, nie da gewesene Herausforderung. Zum einen fehlten in vielen Fällen technische Grundvoraussetzungen wie Laptop, Webcam oder auch Zugriffe auf Laufwerke und Intranet. Viele Unternehmen mussten erst eine technische Infrastruktur schaffen, um Remotearbeit überhaupt zu ermöglichen. Darüber hinaus waren Kommunikationstools wie MS Teams oder WebEx häufig noch in einer Testphase und nicht offiziell im Unternehmen implementiert, auch Schulungen hatten noch nicht stattgefunden. Somit wurden viele Assistenzen zu „Managerinnen oder Managern im Blindflug“.

Oft ohne jegliche Erfahrung, musste die Assistenz ihre Vorgesetzten, Teams und Abteilungen in digitaler Form koordinieren und organisieren. Wie Informationen teilen, ohne versehentlich vertrauliche Unterlagen für alle zugänglich zu machen? Wie Präsentationen innerhalb des Meetings starten und was machen wir mit neuen Mitarbeitern, die ein Onboarding benötigen? Auch technische Schwierigkeiten, wie nicht erreichbare Laufwerke oder die bis dato in Papierform geführte Ablage, die nun nicht mehr greifbar war, sind nur ein Teil dieses nie da gewesenen Umbruchs. Dieser beschränkte sich jedoch nicht nur auf den beruflichen Alltag. Auch privat standen viele Assistenzen vor enormen Herausforderungen wie Betreuung und Homeschooling der Kinder, Isolation und provisorischen Arbeitsplätzen zwischen Abwasch und Hamsterkäfig.

So herausfordernd diese Zeit auch war, so viele Chancen bot sie jedoch auch, die Zusammenarbeit und in diesem Zuge auch die Zuständigkeiten der Assistenz neu zu definieren. 

Die bis dahin bekannte Welt stand still und wurde von einer neuen, chaotischen Version abgelöst, die dennoch für viele die Möglichkeit bot, zum ersten Mal einen klaren Blick auf das große Ganze zu werfen. Das Resultat? Nicht nur Wohnungen und Häuser wurden entrümpelt und renoviert, auch Prozesse wurden mit frischem Blick geprüft und dank diverser digitaler Tools verschlankt und optimiert. Klever eingesetzte Kollaborations-Tools wie MS Teams oder Slack ermöglichten sogar eine komplett papierlose Zusammenarbeit, überfüllte Postfächer konnten durch geteilte Dokumente in SharePoint entlastet werden und sämtliche Unterlagen waren jederzeit von überall digital abrufbar. Mittlerweile sind Remote- und Hybrid-Meetings Alltag, digitale Ablage selbstverständlich und Homeoffice fester Bestandteil unseres Berufslebens.

Wir haben …

Alles agile Ansätze, wie sie im Buche stehen. Wir sind im „new normal“ angekommen.

Agilität ist kein Projekt, das mit Erreichen der Deadline abgeschlossen werden kann. Vielmehr ist sie ein Mindset, das darüber hinaus auch eine neue Form der Unternehmenskultur einläutet. Agile Werte wie Transparenz, Kollaboration und Mut brauchen einen wohlwollenden Rahmen, um tatsächlich gelebt werden zu können. Eine Feedbackkultur, die ohne starre Hierarchien, aber mit klaren Zuständigkeiten funktioniert und so ein Miteinander auf Augenhöhe ermöglicht. Proaktivität und Neugierde der Mitarbeitenden sind unerlässliche Skills, die sich jedoch erst durch Empowerment etablieren können.

Wenn wir also über Agilität sprechen, sollte der Fokus auf dem Gesamtkonstrukt liegen. Wird in Unternehmen weiterhin an veralteten Strukturen und Clustern festgehalten, Mitarbeitende für vermeintliche Fehler zur Rechenschaft gezogen und neue, frische Ideen mit Aussagen wie „das haben wir schon immer so gemacht“ im Keim erstickt, können keine innovativen Prozesse und neue Werte entstehen.

Somit stellt sich im Grunde auch nicht die Frage, ob agiles Arbeiten im Assistenzbereich umsetzbar ist, denn die Assistenz als solche ist prädestiniert für diese Art des Wandels. Organisation, Prozessoptimierung und das ständige Überprüfen und Durchdenken der nächsten Schritte, basierend auf dem was man gelernt hat, liegen ihr im Blut. Als Schnittstelle diverser Bereiche und verschiedener Level fungiert sie optimal als Multiplikator und hat das große Ganze im Blick.

Viel interessanter ist es somit, zu schauen, wie sich das Berufsbild der Assistenz durch Agilität verändert und welche Möglichkeiten sich daraus ergeben.

War die Assistenz bisher eher ausführendes Organ, ist nun Proaktivität gefragt. Dies bezieht sich vor allem auf die Erweiterung technischer Skills, denn je besser Tools und ihre Bandbreite an Funktionalitäten aber auch Risiken verstanden werden, desto besser können sie im Unternehmen implementiert und optimal genutzt werden. Auch ein Gespür für Trends, hilfreiche Apps und technische Neuerungen sind unerlässlich. Um hier am Ball zu bleiben, empfiehlt es sich, ein starkes und vor allem diverses Netzwerk aus Kolleginnen und Kollegen sowie Assistentinnen und Assistenten verschiedener Bereiche und Firmen aufzubauen. Lernen Sie von anderen und teilen Sie ihr Wissen!

Ein weiterer wichtiger Schritt ist es, von der „Alleskönnerin“ zur Spezialistin oder Spezialisten zu werden. Wo liegen Talente oder Leidenschaften und wie können diese im Arbeitsalltag eingebracht werden? Viele Assistenzen bilden sich weiter und nehmen zusätzliche Rollen ein wie Feelgood Manager, Scrum Master oder auch Projektmanager.

Es geht jedoch nicht nur um Selbstoptimierung, es ist vielmehr eine absolut notwendige Neuerfindung der eigenen Profession, denn durch die Digitalisierung fallen schon jetzt diverse Assistenztätigkeiten wie Abrechnung der Reisekosten, Hotel- und Flugbuchungen aber auch das Schreiben von Briefen durch Helfer wie Alexa weg.

Der Beruf der Assistenz steht vor einem großen Umbruch und es erfordert Mut, eine gewisse Resilienz und auch Zuversicht, die nächsten Schritte zu gehen. Doch bietet dieser Umbruch auch viele Chancen, die Profession der Assistenz auf ein ganz neues Level zu bringen – zum Beispiel durch das Seminar „New Work und agiles Arbeiten im Office“, in dem wir all diese Themen, Fragen und Ansätze gemeinsam diskutieren und weiterentwickeln werden.